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4 facteurs qui altèrent une bonne gestion interne

16 mai 2017

Avant de nous lancer dans cette aventure et de créer la société Antama, nous nous sommes formés grâce à nos expériences avec les sociétés qui ont intégrées le groupe PQH (www.pqh.ch), représentant aujourd’hui plus de 200 personnes. Nos expériences nous ont démontré que beaucoup d’entreprises aujourd’hui sous-estiment l’apport d’une bonne gestion interne.

Il est vrai que pour certains d’entre vous, gérer la partie administrative de votre entreprise constitue un moment d’évasion, permettant momentanément de se focaliser sur autre chose que les multiples décisions complexes des activités quotidiennes. Cependant, il ne faut pas oublier que l’administration doit être appréciée comme une fonction en tant que telle. Chaque entreprise a finalement deux métiers ; l’un étant de développer et commercialiser ses produits tandis que l’autre se résume en la gestion interne de ses différents départements. Sa première fonctionnalité étant dépendante de la deuxième.

Pourtant malgré une structure organisationnelle cohérente et concluante, certaines erreurs sont régulièrement commises, dont :

1.     La négligence des outils de gestion. Les notions de rentabilité et de résultat sont souvent négligées car la mise en place de ces outils permettant un suivi financier est estimée trop fastidieuse !

2.     Une mauvaise gestion des priorités. En effet, il arrive régulièrement que l’on s’attaque au petit poisson plutôt qu’au gros, ce dernier étant repoussé le plus longtemps possible.

3.     La difficulté à déléguer. Aussi, déléguer devient de plus en plus complexe et important dans le succès de votre entreprise. Déléguer les bonnes tâches, au bon moment et aux bonnes personnes est primordial !

4.     Un manque de délais. Enfin, certains cadres ont aussi des difficultés quant à instaurer des délais précis mais réalistes afin d’encadrer au mieux leurs équipes. Il en résulte souvent une augmentation des charges de travail ou d’une diminution de la qualité et peuvent retarder les décisions importantes.

Ces erreurs bien que mineures peuvent engendrer des problèmes qui à long terme deviennent coûteuse à réparer. Vous pouvez commencer par effectuer vous-même un état des lieux de votre gestion interne qui peut ensuite mener à une remise en question bénéfique. Aussi, un regard extérieur sur votre situation peut vous aider à mettre le doigt sur des éléments cruciaux mais imperceptibles au quotidien. Pour un état préliminaire, nous vous suggérons de vous poser les questions suivantes :

-        Ma structure organisationnelle prévoit-elle une fonction dans chaque département que sont les Finance, RH et IT ? Si non, en ai-je besoin et pourquoi ?

-        Quels sont les outils de gestion actuellement à ma disposition ? Quels en sont leurs utilités ? Me permettent-ils d’avoir une vue d’ensemble de la santé de mon entreprise ?

-        La différence entre mes travaux urgents et importants est-elle claire ? Y-a-t-il un délai pour chacun de ces travaux ? Sommes-nous dans les temps ? Suis-je noyer sous la paperasse ?

-        Y-a-t-il moyen de déléguer les travaux en cours à d’autres employés ?

-        Y-a-t-il des décisions en attente dus à des soucis provenant de ma gestion interne ?

Une fois votre remise en question faite, vous devriez être prêt à vous réorganiser de sortes à être plus efficient ! Mais n’oubliez pas, un bon suivi est crucial. Pensez à nous contacter si vous avez besoin d’une consultation externe ou d’un support.

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